Die Gemeinde Eschenburg digitalisiert – mit iPads, iPhones, Sitzungsdienstsoftware und Cortado MDM
Eschenburg ist eine Gemeinde im Lahn-Dill-Kreis in Hessen. Schon früh begann die Gemeinde damit, die Digitalisierung der Verwaltung voranzutreiben. Den Anfang für die breite Anwendung machte der Sitzungsdienst. Die 40 gewählten Vertreter.innen kommen regelmäßig zusammen, um in den Gremien über wichtige Themen in der Kommune zu entscheiden.
Früher mussten wöchentlich große Mengen von Dokumenten ausgedruckt, sortiert und an die gewählten Vertreter.innen verteilt werden. Ein immenser Arbeitsaufwand und große Papierverschwendung. Damit sollte Schluss sein!
In einer kleinen Landgemeinde muss vieles „nebenbei“ erledigt werden. Digitalisierung stimmt eine kleine Arbeitsgruppe intern ab. Der Start für den digitalen Sitzungsdienst war eine gemeinsame Mission – von der Beschaffung bis zur Schulung der ehrenamtlichen Gremien-Mitglieder. Der Plan der EDV-Abteilung: Der Sitzungsdienst sollte digital auf iPads stattfinden.
Digitaler Sitzungsdienst – mit iPads, iRich und Cortado MDM
„Wir haben zwei Jahre daran gearbeitet“, erinnert sich Timo Gäßner, eigentlich zuständig für Finanzen und Haushaltsplanung und Mitglied im EDV-Team. „Die Anschaffung der iPads mussten ja in den Haushaltsplan mit aufgenommen werden.“ Auf der Suche nach einem geeigneten Werkzeug für eine „Einführung im Gleichklang“ kam ein Tipp von EDV-Dienstleister w2plus, und Eschenburg entschied sich für Cortado MDM.
Timo Gäßner: „Wir konnten somit definieren und bestimmen, welche Software bzw. welche Apps auf den Geräten laufen und wer was damit machen darf.“ Per Cortado MDM auf die Geräte verteilt wurden Microsoft Outlook und Teams, die Software für den Sitzungsdienst iRich der Firma Sternberg Software, ein Taschenrechner, der Safari-Browser und Apple Mail.
Ausschließlich dienstliche Nutzung der iPads
„Damit die Ehrenamtlichen auf den iPads des Sitzungsdienstes auch „auf Augenhöhe“ arbeiten und sich womöglich gegenseitig helfen können, war diese Einrichtung im Zusammenhang und Zusammenklang“, sagt Gäßner. Auf den Sitzungsdienst-iPads sei deshalb nur „Dienstliches“ zu finden. Natürlich könne man mit dem Safari-Browser auch im Internet surfen, aber er wolle nicht, so Gäßner, dass die iPads mit nicht-autorisierten Apps belegt seien. Timo Gäßner: „Am Ende des Tages sollen die Nutzer damit arbeiten.“
Alle 40 Gemeindervertreter.innen seien auf diese Weise jetzt mit ihren Dienst-iPads papierlos unterwegs. Die Akzeptanz seitens der Nutzer, die sich im Altersdurchschnitt von 25 bis75 bewegen, war überraschend gut. Alle Gremienmitglieder wurden in kleineren Gruppen geschult. Danach kam nie wieder einer mit Problemen. Gäßner: „Es läuft. Es wird genutzt. Und das ist das Wichtigste.“
iPhones für Baubetriebshof, Wasserwerke, Ordnungsamt, Waldarbeiter und Hausmeister
Nachdem die Politiker.innen ausgestattet waren, gingen die Überlegungen in Eschenburg weiter. Die Mitarbeiter.innen beim Ordnungsamt, im Bauamt und die Hausmeister hatten bereits Handys, aber diese waren nun nach zwei Jahren veraltet. „Wir mussten uns dringend etwas überlegen und bei unserer Lösung vermeiden, dass uns jemand wegen der Datenschutzgrundverordnung auf die Füße tritt“, sagt Gäßner. So entschied sich die Gemeinde für die Anschaffung von iPhones. Sie seien zwar teurer als viele Android-Geräte, aber man würde sie dann eben nur ersetzen, wenn sie kaputt seien oder aus dem Apple-Updatezyklus fielen.
Für Herrn Gäßner war die gemeinsame Entscheidung für iOS-Geräte vor allem eine Zeitfrage. Da die komplette EDV aufgrund der Größe der Kommune nur nebenbei betreut wird, ist ihm eine Homogenität des „Geräteparks“ sehr wichtig. Rein zeitlich würde er es nicht schaffen, sich neben der Verwaltung der iPads zusätzlich mit der Verwaltung von Android-Geräten zu befassen.
Schließlich wurden 26 iPhones angeschafft und an die Mitarbeiter.innen im Baubetriebshof, in den Wasserwerken, im Ordnungsamt sowie an die Waldarbeiter und Hausmeister verteilt. Im Bauhof wurde so auch der nicht datenschutzkonforme CB-Funk abgeschafft. Neben den gängigen Apps sollen auf den iPhones die „Eschenburg-App“ und ab Sommer eine Zeiterfassung mit Zuordnung zu Kostenstellen laufen. Weitere Werkzeuge folgen dann, weil mobiles Arbeiten im Außendienst zum Tagesgeschäft gehört.
Private Nutzung der iPhones erlaubt
Um die Akzeptanz für die Geräte so groß wie möglich zu gestalten, ist den Mitarbeiter.innen erlaubt, die iPhones auch privat zu nutzen. Die Geräte werden jede Nacht in der Cloud synchronisiert. Sollte es also irgendwann einmal nötig sein, ein verloren gegangenes Gerät aus der Ferne zu löschen, wären auch die Dateien der Mitarbeiter nicht verloren, sondern könnten wiederhergestellt werden.
Die Digitalisierung hängt nach Überzeugung von Herrn Gäßner viel von Einsicht und vom Enthusiasmus Einzelner ab. Er resümiert: „Hätten wir die iPads alle per Hand einrichten müssen, wären wir lange beschäftigt gewesen. Wir sind mit Cortado sehr zufrieden. Es funktioniert!“
